Entender os números da empresa é essencial para tomar decisões mais seguras. O empreendedor não precisa ter formação em contabilidade, mas deve compreender as informações básicas que mostram se o negócio está crescendo, gerando lucro ou acumulando problemas.
Quando o gestor não acompanha entradas, saídas, impostos e despesas, pode descobrir uma dificuldade somente quando já não existe tempo para corrigi la com tranquilidade.
A contabilidade também não deve ser vista apenas como uma obrigação burocrática. Quando utilizada corretamente, ela ajuda na formação de preços, no planejamento de investimentos, na negociação com fornecedores e no controle do caixa.
A seguir, conheça sete práticas contábeis que todo empreendedor deveria compreender e acompanhar.
1. Controlar o fluxo de caixa
O fluxo de caixa registra todo o dinheiro que entra e sai da empresa durante determinado período.
Nas entradas podem aparecer pagamentos de clientes, vendas realizadas, recebimento de parcelas e outros valores. Nas saídas ficam despesas como aluguel, salários, fornecedores, impostos, energia, serviços e compras de materiais.
Esse controle permite saber quanto dinheiro a empresa possui disponível e quais compromissos precisarão ser pagos nos próximos dias.
Também é importante diferenciar dinheiro previsto de dinheiro recebido. Uma venda parcelada pode aumentar o faturamento, mas o valor completo ainda não está disponível no caixa.
O empreendedor deve atualizar o fluxo com frequência e projetar as próximas semanas. Dessa forma, consegue identificar antecipadamente os períodos em que as despesas serão maiores do que os recebimentos.
Quando existe uma previsão confiável, é possível negociar prazos, adiar uma compra ou organizar uma reserva antes que falte dinheiro para cumprir uma obrigação.
2. Separar as finanças pessoais das empresariais
Misturar o dinheiro da empresa com as despesas pessoais dificulta a análise do resultado do negócio.
Quando o empreendedor utiliza a conta empresarial para pagar compras particulares ou retira valores sem registro, fica difícil saber se a empresa realmente é lucrativa.
O ideal é manter contas bancárias separadas e registrar todas as retiradas realizadas pelos sócios.
A empresa também deve definir uma remuneração compatível com a função exercida pelo proprietário. Essa organização evita retiradas aleatórias e facilita o controle das despesas.
Separar as finanças não significa que o sócio não poderá utilizar o lucro do negócio. Significa apenas que cada movimentação deve ter uma finalidade clara e permanecer registrada.
Essa prática também facilita o trabalho da contabilidade, melhora a organização dos documentos e reduz dúvidas durante a elaboração dos demonstrativos.
3. Acompanhar o resultado da empresa
O saldo da conta bancária não mostra sozinho se o negócio está dando lucro.
Uma empresa pode ter dinheiro disponível porque recebeu antecipadamente de clientes, contratou um empréstimo ou adiou pagamentos. Isso não significa que a operação esteja gerando um resultado positivo.
A demonstração do resultado apresenta as receitas, os custos, as despesas e os impostos do período.
Com essas informações, o empreendedor consegue entender quanto a empresa vendeu e quanto realmente permaneceu depois do pagamento das obrigações.
O acompanhamento mensal ajuda a identificar quais despesas aumentaram, quais produtos oferecem melhor retorno e em quais períodos o negócio apresenta maior dificuldade.
Também permite comparar os resultados com os meses anteriores e verificar se as decisões tomadas estão produzindo melhorias.
Observar a margem de cada produto ou serviço
Faturar muito não significa necessariamente lucrar muito.
Um produto pode ter um preço elevado, mas também exigir materiais caros, comissões, impostos, frete e outros custos. Depois de descontar essas despesas, a margem pode ser pequena.
Por outro lado, um serviço com preço menor pode oferecer um resultado melhor quando possui custos controlados.
O empreendedor precisa saber quanto sobra de cada venda para ajudar no pagamento das despesas fixas e na formação do lucro.
Essa análise contribui para ajustar preços, negociar com fornecedores e direcionar os esforços comerciais para produtos mais vantajosos.
4. Organizar documentos e comprovantes
Notas fiscais, recibos, extratos bancários, contratos e comprovantes de pagamento precisam ser guardados de maneira organizada.
A falta de documentos pode prejudicar registros contábeis, declarações, análises e eventuais fiscalizações.
Os arquivos podem ser separados por mês e por categoria. Também é recomendável manter cópias digitais em um local seguro.
O empreendedor deve enviar os documentos para o contador dentro do prazo combinado. Quando as informações chegam atrasadas, aumenta o risco de erros e de perda de vencimentos.
Também é importante conferir se as notas emitidas e recebidas apresentam dados corretos, como razão social, cadastro da empresa, descrição do serviço e valores.
Uma rotina simples de organização evita o acúmulo de documentos e facilita a localização de informações quando necessário.
5. Acompanhar as obrigações fiscais
A empresa possui obrigações que precisam ser cumpridas dentro de prazos determinados.
O contador normalmente realiza os cálculos e os envios, mas o empreendedor também deve conhecer o calendário básico do negócio.
Essa atenção ajuda a garantir que exista dinheiro disponível para o pagamento dos tributos e evita que uma guia seja esquecida.
Atrasos podem gerar multas, juros e dificuldades para emitir certidões ou participar de determinadas negociações.
Empresas que atuam na construção civil também podem precisar de análises específicas relacionadas aos encargos de suas obras. Em alguns casos, uma assessoria especializada pode verificar a possibilidade de Redução de INSS de Obra, considerando a documentação e as características de cada projeto.
Esse tipo de procedimento exige análise profissional. O empreendedor não deve realizar alterações ou pedidos de recuperação de valores sem verificar a legislação aplicável e os documentos necessários.
6. Avaliar o regime tributário
O regime tributário influencia a forma como os impostos são calculados e recolhidos.
A escolha depende de fatores como faturamento, atividade, margem de lucro, quantidade de funcionários e tipos de despesas.
Uma opção adequada para determinada empresa pode não ser vantajosa para outra, mesmo quando ambas possuem faturamento semelhante.
Por isso, o regime não deve ser escolhido apenas porque parece mais simples ou porque é utilizado por empresas conhecidas.
O contador pode simular diferentes cenários e mostrar o impacto de cada opção com base nos números reais do negócio.
Essa avaliação deve ser feita com antecedência, pois determinadas mudanças possuem prazos e regras específicas.
Também é importante repetir a análise quando a empresa cresce, muda de atividade, contrata funcionários ou começa a atender novos mercados.
7. Manter comunicação frequente com o contador
O contador precisa conhecer as mudanças que acontecem dentro da empresa.
A contratação de funcionários, a abertura de uma nova unidade, a compra de equipamentos e a entrada de novos sócios podem produzir efeitos contábeis e tributários.
Quando o profissional recebe essas informações somente depois da decisão, pode não haver tempo para escolher a estrutura mais adequada.
O ideal é conversar com a contabilidade antes de realizar operações importantes.
O empreendedor também deve pedir explicações sobre os demonstrativos, os impostos e os resultados apresentados.
Um bom acompanhamento contábil não deve entregar apenas guias para pagamento. Ele também deve ajudar o gestor a compreender o que os números indicam.
Reuniões periódicas permitem revisar o desempenho, identificar riscos e avaliar oportunidades de melhoria.
Como escolher um escritório de contabilidade
O escritório precisa ter experiência com empresas do mesmo setor ou com atividades semelhantes.
Negócios de comércio, serviços, tecnologia, saúde e construção podem apresentar necessidades diferentes.
Antes da contratação, verifique quais serviços estão incluídos, como acontece o envio dos documentos e quais canais são utilizados para atendimento.
Também é importante perguntar com que frequência os relatórios serão apresentados e se o escritório auxilia na interpretação dos números.
O preço não deve ser o único critério. Um serviço muito limitado pode gerar custos maiores quando deixa de identificar erros ou oportunidades importantes.
A comunicação precisa ser clara. O empreendedor deve conseguir fazer perguntas e receber respostas que sejam compreensíveis para quem não possui formação contábil.
Por que o planejamento tributário é importante
O planejamento tributário busca organizar as operações da empresa de acordo com as regras vigentes.
Ele pode envolver a escolha do regime, o aproveitamento de créditos permitidos, a revisão de cadastros e a avaliação da forma de remuneração dos sócios.
Esse trabalho deve ser realizado dentro da lei e com apoio de profissionais qualificados.
Promessas de redução imediata de impostos sem análise detalhada precisam ser avaliadas com cautela.
Cada benefício possui requisitos, documentos e prazos. A empresa precisa demonstrar que realmente atende às condições previstas.
Revisões periódicas ajudam a identificar pagamentos incorretos, cadastros desatualizados e procedimentos que podem ser melhorados.
Indicadores que o empreendedor pode acompanhar
Alguns indicadores ajudam a transformar os registros contábeis em informações úteis para a gestão.
O faturamento mostra o total vendido durante o período. O lucro mostra o resultado depois do desconto dos custos, das despesas e dos impostos.
O ticket médio indica quanto cada cliente gasta, em média, em uma compra.
A margem mostra quanto permanece disponível depois dos custos relacionados à venda.
Também vale acompanhar o prazo médio de recebimento e o prazo médio de pagamento. Quando a empresa paga seus fornecedores antes de receber dos clientes, pode enfrentar pressão no caixa.
Esses indicadores devem ser analisados em conjunto. Um número isolado nem sempre explica a situação completa do negócio.
Conclusão
Dominar práticas contábeis básicas permite que o empreendedor tome decisões com mais segurança.
Controlar o fluxo de caixa, separar as finanças, acompanhar os resultados, organizar documentos, conhecer as obrigações, avaliar o regime tributário e conversar com o contador são hábitos fundamentais.
A contabilidade não deve aparecer apenas nos momentos de pagamento de impostos.
Quando os números são acompanhados com frequência, eles ajudam a identificar riscos, controlar despesas e planejar o crescimento.
O empreendedor não precisa executar sozinho todo o trabalho contábil. No entanto, precisa compreender as informações que orientam o futuro da própria empresa.